Es gibt Unternehmen, bei denen man sofort an den selbstverständlichen Einsatz von digitalen Tools denkt: IT-Unternehmen. Komplexe Konzerne. Und Start-ups mit verwirrenden Zahlenkombinationen im Namen. Die Berliner Stadtreinigung kommt in diesem Zusammenhang wahrscheinlich den Wenigsten in den Sinn. Dabei kann der Berliner Dienstleister für Müllabfuhr, Straßenreinigung und Abfallbehandlung durchaus als Vorbild für die Digitalisierung der internen Kommunikation gesehen werden – das machen Rene Worlitzer, Social Media und Community Manager, und Katharina Baartz, Employer Branding Managerin, in ihrem virtuell übertragenen Vortrag „As Team as possible – Interne Kommunikation für dezentrale Teams“ im Rahmen der #republica deutlich.
Um ihre dezentralen Leistungen erbringen zu können, ist die Berliner Stadtreinigung auch sehr dezentral aufgestellt: Manche MitarbeiterInnen arbeiten im Büro, manche in den Wertstoff- und Recyclinghöfen, manche sind den ganzen Tag auf den Berliner Straßen unterwegs und manche (1.200, um genau zu sein) arbeiten in der aktuellen Situation im Homeoffice.
Und weil dezentrale Teams für die Kommunikation noch nicht herausfordernd genug sind, folgt auch gleich die zweite Herausforderung: Der Großteil der Belegschaft ist 45 oder älter. „Zu meinem Unternehmen passt das nicht“ oder „Unsere Belegschaft ist zu alt für die Digitalisierung“: Solche Entschuldigungen gibt es bei der Berliner Stadtreinigung trotzdem nicht.
„Digitalisierung ist keine Frage des Alters“, betont Worlitzer, und weiter: „Vielleicht muss man den Menschen etwas mehr Unterstützung, etwas mehr Zeit geben – aber die Bereitschaft ist sehr groß.“ Etwas mehr Unterstützung heißt in diesem Fall: Eine Reihe von erklärenden Videos mit „Klickleitfaden“, eine ständig aktualisierte Übersicht von FAQs, eine IT-Abteilung die für Rückfragen zur Verfügung steht und eine ausgiebige Test- und Verbesserungsphase für neue Tools.
Eine App für Alle(s) – auch in der Krise
Der Schwerpunkt der internen Kommunikation liegt dabei auf der internen Mitarbeiterapp myBSR, die bereits 2018 eingeführt und ganz selbstverständlich auf unterschiedlichen Geräten läuft. „Digitalisierung und Transformation sind schon lange Thema bei uns – das ist unser großes Glück in Zeiten von Corona“, erklärt Baartz. Dieser Vorlauf macht sich auch in der jetzigen Situation bezahlt: Statt schnell neue Tools und Kommunikationskanäle erschaffen zu müssen, kann sich die Berliner Stadtreinigung auf ein ausgiebig getestetes und bei den MitarbeiterInnen etabliertes System verlassen. Innerhalb der App sind aktuell die neuesten Informationen des Robert-Koch-Instituts sowie Verhaltensempfehlungen hinterlegt, regelmäßige Updates des Vorstands und des internen Krisenstabs werden ebenfalls über die App kommuniziert.
Aufgeteilt ist die App in unterschiedliche Bereiche und verfügt neben einem Bereich für Dokumente (vom Speiseplan bis zu wichtigen Terminankündigungen) auch über private Gruppen für die unterschiedlichsten Themen (zum Beispiel speziell für bestimmte Teams oder den Betriebssport) und einen offenen Kanal, der sich in der Testphase besonders hoher Beliebtheit erfreute. Gleichzeitig sind die MitarbeiterInnen dank der integrierten Chatfunktion auch im Homeoffice untereinander verbunden – ohne auf private Telefonnummern angewiesen zu sein. So bleiben private Kommunikationswege, wie WhatsApp und Telegram, auch wirklich privat – und der Feierabend ist wirklich der Feierabend.
Direkte Kommunikation, direktes Feedback
Besonders wichtig ist es für Worlitzer und Baartz, dass die interne Kommunikation der Berliner Stadtreinigung keine Einbahnstraße sein soll: So werden innerhalb der App auch Bilder aus dem Arbeitsalltag der MitarbeiterInnen geteilt und kommentiert – auch vom Vorstand. „Das ist auch schön für die Mitarbeitenden, wenn sie merken, dass sie wahrgenommen werden”, betont Worlitzer. Insgesamt steht die gegenseitige Unterstützung und Wertschätzung im Mittelpunkt. Dieser Austausch „schürt über die Distanz Gemeinschaft“, ist sich Baartz sicher.
Die Vielfältigkeit der vorgestellten Funktionen macht deutlich, dass es die Berliner Stadtreinigung in ihrer internen Kommunikation geschafft hat, Informationen und Motivation an einer zentralen Stelle miteinander zu verbinden – und gleichzeitig den Austausch der MitarbeiterInnen team- und standortübergreifend zu fördern. Auch das abschließende Fazit des Vortrags macht Hoffnung für die Digitalisierung: „Wir werden bestimmt noch viel mehr Prozesse vorantreiben und digitalisieren“, verspricht Worlitzer.
Zum Nachschauen gibt es den Vortrag auch hier online: „As Team As Possible“ – Interne Kommunikation für dezentrale Teams.
