Messeplanung: Das sind die wichtigsten Schritte im Überblick

Messeplanung: Das sind die wichtigsten Schritte im Überblick

Wie kann man eine Messe eigentlich wirklich gut nutzen? Wie kann man einen Messeauftritt effizient planen, durchführen und (nicht zu vergessen!) auch gut nachbereiten?

Deutsche Aussteller sind ausgesprochen kommunikationsstark. Für das Erreichen ihrer Unternehmensziele setzen sie im Schnitt mehr als acht verschiedene Instrumente in ihrer B2B-Kommunikation ein. Messen sind darunter neben der eigenen Homepage das wichtigste Instrument. Dies zeigt der AUMA MesseTrend 2018, eine repräsentative Befragung von 500 deutschen ausstellenden Unternehmen durch Kantar TNS, die der AUMA – Verband der deutschen Messewirtschaft jetzt veröffentlicht hat.

Wenn der Messe eine solche Rolle gegeben wird, steigen natürlich die Erwartungen. Umso wichtiger, dass die Erarbeitung des passendes Konzeptes und die Messeplanung an sich rechtzeitig begonnen werden. Die wichtigsten Schritte im Überblick:

  1. Überblick
    Welche sind die wichtigsten Messen für Ihre Branche und welche Ressourcen können Sie zur möglichen Umsetzung einplanen? Wer ist interner Projektverantwortlicher?
  2. Budget-Planung
    Der Budgetplan ist nicht so leicht erstellt, wie vielleicht gedacht. Berücksichtigt werden müssen nicht nur die reine Stand-Miete, sondern beispielsweise auch Betriebskosten, Kosten für die Ausstattung, Kosten für Catering und Kommunikationsmaterialien vor Ort, Personal- und Reisekosten, ggf. fallen auch Gelder für Transport oder Entsorgungen an.
  3. Buchung
    Die Buchung eines Messestandes muss nicht nur frühzeitig vonstatten gehen, sondern auch schon recht detailliert. Denn hier schon werden beispielsweise Daten zu Größe und Art des Messestandes abgefragt. Und vergessen Sie nicht entsprechende Hotel-Kontingente anzumelden!
  4. Gestaltung
    Zum Messestand selbst gehören nicht nur die Messesysteme und deren Individualisierung. In Vorbereitung auf die Umsetzung müssen ggf. auch Streuartikel, Werbegeschenke, Team-Outfits, Broschüren, Visitenkarten oder Einladungen gestaltet werden.
  5. Der Tag der Wahrheit
    Kommunikation. Kontakte knüpfen. Netzwerken. Nutzen Sie die Zeit vor Ort voll aus. Und schauen Sie bei der Gelegenheit gern auch bei der Konkurrenz vorbei.
  6. Nachbereitung
    Wie heißt es so schön? Nach der Messe ist vor der Messe. Checken Sie: Hat sich der Aufwand gelohnt? Sind die Kosten im Rahmen geblieben? Wurden die Ziele erreicht? Bei welchen (neuen) Kontakten müssen Sie sich jetzt schnell melden? Und: Wann ist eigentlich die nächste Messe?
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