Es gibt in jedem Unternehmen diese eine Exceltabelle: Irgendwann angefangen. Ab und zu weitergeführt. In mindestens sieben Versionen abgespeichert. Nie wirklich überprüft.
Als Presseverteiler ist diese Exceltabelle ein echter Albtraum in Zeiten der DSGVO. Woher die Kontakte kamen, lässt sich in den seltensten Fällen nachprüfen. Wer auf die Kontaktdaten Zugriff hatte, meist auch nur eingeschränkt – von der Aktualität der Adressen ganz zu schweigen. Aus unserer Sicht ist die DSGVO deswegen ein perfekter Anlass, um das Thema „Presseverteiler“ von Grund auf neu anzugehen.
Der Versand einer Nachricht ist laut DSGVO auch ohne ausdrückliches Opt-In erlaubt, wenn es im Interesse des Empfängers liegt, diese Informationen zu erhalten. Journalisten sind für ihre tägliche Arbeit auf Pressemitteilungen angewiesen – hier lässt sich ein Interesse an der Information also klar erkennen. Das gilt allerdings nur, wenn die Pressemitteilung auch einen wirklichen Mehrwert für den Journalisten bietet. So sorgt die DSGVO indirekt dafür, dass bei der Erstellung des Presseverteilers wirklich das Prinzip „Klasse statt Masse“ gilt – ganz im Sinne einer qualitativ hochwertigen Pressearbeit. Besonders für Unternehmen, die Pressemitteilungen zu unterschiedlichen Themen oder an unterschiedliche Zielgruppen verschicken, stellt die Suche nach diesen hochwertigen Kontakten eine Herausforderung dar.
Unser Tipp: Die PR-Software Zimpel.
Als Teil der news aktuell GmbH sind in Zimpel laut eigenen Angaben aktuell über 750.000 Kontaktadressen zu Journalisten, Redaktionen und Bloggern aus der ganzen Welt gespeichert. Ein absoluter Schwerpunkt liegt allerdings auf dem deutschsprachigen Raum – wer sich vor allem an die Presse in Deutschland, Österreich und der Schweiz wenden möchte, wird bei Zimpel schnell fündig. Die Kontakte lassen sich nach Themen, Mediengattungen oder Regionen filtern und zu einer beliebigen Zahl von Verteilern zusammenschnüren.
Das Besondere: Die Journalisten haben der Aufnahme in die Datenbank nicht nur zugestimmt, sondern auch ihre verschlagworteten Themen selbst gewählt. So kommt die Pressemitteilung auch wirklich bei dem richtigen Ansprechpartner an. Damit das auch so bleibt, übernimmt das Team von Zimpel auch die kontinuierliche Kontrolle und Aktualisierung der Datensätze – in der schnelllebigen Pressebranche ein absoluter Vorteil gegenüber der Exceltabelle.
Networking, Networking, Networking
Bei den Diskussionen um den perfekten Presseverteiler geht eine Kategorie schnell unter: Die „echten“ Kontakte. Damit sind die Kontakte gemeint, die mehr als eine Zeile in einer Liste sind. Die Kontakte, mit denen man auf Veranstaltungen ins Gespräch gekommen ist. Die Kontakte, die schon mal um ein telefonisches Vorgespräch zu einem Thema gebeten haben. Die Kontakte, mit denen ein Pressegespräch geführt wurde. Die Kontakte, mit denen man sich in den sozialen Netzwerken austauscht.
In Zeiten von News in 140 Zeichen und E-Mail-Alerts ist die 1:1 Kommunikation mit diesen Kontakten ein Thema, das uns besonders am Herzen liegt – und sich auch unweigerlich auf die Pressearbeit auszahlt. Was könnte bei Ihnen besser laufen? Lust auf Käffchen?
